3 nasveti, ki vam bodo pomagali, da vedno končate sestanke pravočasno

<

Naučite se prejemati več koristi od sestankov, njihovo trajanje pa zmanjšajte za samo 5–10 minut.

Če je za ta dan predvidenih več sestankov, lahko eno dolgotrajno srečanje moti vse načrte. Podjetnik Patrick Ewers ponuja tri strategije, da se temu izogne.

1. Pred sestankom: skrajšajte sestanek

Najpogosteje srečanja trajajo pol ure ali uro. Takšna časovna obdobja so najprimernejša za koledar. Toda zaradi tega se izkaže, da se eno srečanje začne takoj za drugim. Zato je veliko neprijetnosti.

Zamenjajte polurne sestanke s 25-minutnimi in 25-urnimi srečanji s 50 minutami. Precej imate čas, da naredite vse isto kot prej. Toda med dvema srečanji, ena za drugo, bo malo časa za pripravo, počitek ali reševanje izrednih vprašanj.

Da ne bi užalili nobenega udeleženca, opozorite na spremembe vnaprej. Ko se dogovorite za sestanek, navedite, da je vaš sestanek zdaj 25 ali 50 minut.

2. Med zasedanjem: prisotne spomnite na namen srečanja in skupaj povzamejo

Prvi zapisnik sestanka je izjemno pomemben. Uporabite jih, da boste vsakomur opomnili, za kaj ste se zbrali in kako dolgo bo trajalo srečanje. Omenite, da imate približno 50 minut, da razpravljate o vseh vprašanjih, zadnjih pet pa bo šlo na debrifing. Potem nihče ne bo presenečen, da ste po 45 minutah začeli izklapljati sestanek. Najverjetneje bodo drugi udeleženci celo hvaležni, ker tako prihranite ne samo svoj čas, ampak tudi njih.

Postavite opomnik ali budilko, ki bo zazvonila po 45 minutah, in telefon položite na mizo, tako da se bodo vsi spomnili časa in ne bodo moteni. Ko se oglasi signal, končajte sestanek, ne glede na vaše bivanje.

Če nimate časa, da bi rešili vsa vprašanja, v preostalih petih minutah dogovorite nov sestanek za drug dan. Tudi:

  • ponovite, katere so se zavezale;
  • na kratko navedite glavne ugotovitve;
  • dogovoriti se o naslednjih korakih;
  • delite nekaj pozitivnega, na primer, povejte mi, kaj vam je bilo všeč na tem srečanju.

3. Po srečanju: na kratko pregledajte sestanek in se pripravite na naslednje

Po 50-minutnem sestanku imate še 10 brezplačnih minut. Prvih pet porabi za analizo glavnih točk prejšnjega srečanja, da ne pozabi ničesar. Prav tako napišite osnutek pisma vsem udeležencem, da vas opomni na sprejete odločitve in zaveze. To bo povečalo korist od porabljenega časa, poleg tega pa bo dalo nekaj še bolj dragocenega - občutek popolnosti.

Druga pet minut pripravite na prihajajoči sestanek. Če že poznate udeležence, se spomnite:

  • katera vprašanja je treba obravnavati;
  • katere prejšnje naloge je bilo treba izvesti;
  • kaj veste o udeležencih: njihove poklicne in osebne interese.

Če niste seznanjeni z osebo, s katero se boste srečali, poiščite informacije o njem: navedite ime in položaj, si oglejte profile v socialnih omrežjih. In pomislite na frazo, s katero začnete pogovor.

<

Priljubljene Objave