"Vljudnost ni besed." Zakaj je toliko hinavščine v poslovni korespondenci in kako se jo znebiti

<

Kakšna so pravila poslovnega komuniciranja in kakšna je iskrena skrb za sogovornika - v poglavjih iz knjige Maxima Ilyakhova in Lyudmile Sarycheva "Nova pravila za poslovno korespondenco", ki še niso prodana.

Delovna pisma so bolečina. Izvedli smo anketo, v kateri so jim naročniki povedali, da jih moti poslovna korespondenca. Koliko odgovorov smo prejeli! Ljudje so bili razburjeni z isto stvarjo: vse te besede ASAP in FYI, namerno pol-uradni naslov in naslov "kolega", navodila z oznako "HITNO!" In dolga, neskladna pisma. Če ga poglobimo, se izkaže, da so ljudje ogorčeni zaradi nespoštovanja.

Nespoštovanje - to je vse, kar daje sogovorniku zanemarjanje ali nepazljivost. Pozabili ste priložiti datoteko - nespoštovanje. Napačno v imenu - tudi ne spoštovanje. Pisma s temo "Nujno" - spet nespoštovanje, in celo nekaj. Če je vse to popravljeno, in nato dodamo malo pozornosti, dobite pismo, na katerega želi prejemnik odgovoriti.

Spoštovanje in skrb v pismih se morata naučiti, saj v poslovni komunikaciji obstaja še ena tradicija: pisanje žigov, vljudnih besed in uradno. Toda ta tradicija nima nič skupnega z normalnimi človeškimi odnosi. Zato je čas, da ga spremenite.


Ni vam treba varati

Ko govorimo o spoštovanju in skrbi v tečajih, vedno obstaja oseba, ki to pravi: »Pravzaprav je to, da dobijo podatke za mene! Plačam jim denar za to in ne želim pokazati spoštovanja pred njimi! "

Tako je. Vse, kar je napisano v tej knjigi, je neobvezno. V poslovnih korespondencah praviloma ni toliko zahtevanih delov. Pismo šefa z besedo "pogled" bo delovalo nič slabše od dolge zahteve, da "bodite pozorni na priloženi dokument." Poslovna korespondenca je najprej in predvsem zadeva, nato pa odnosi.

Ljudje pridejo na delo vsak dan, ko sovražijo izpolnjevanje nalog, ki jih ne razumejo, od šefa, ki ga prezirajo. Svet deluje brez spoštovanja.

Druga stvar je, da se na spoštljiva pisma odzivamo veliko bolje kot običajne. Hitreje se odzivamo, bolj se »pridružujemo«, najdemo nestandardne rešitve, delamo z zadovoljstvom, postajamo manj utrujeni in tako postajamo produktivnejši. To ne pomeni, da ne upoštevamo slabo napisanih pisem. Ne, seveda. To je delo. To je enako kot motiviranje zaposlenih s terorjem ali dobrim odnosom. Deluje dober odnos, vendar teror deluje tudi. Ko šef vpije na svoje podrejene in kupec ponižuje izvajalca, najpogosteje oba izvedeta navodila.

Še ena zanimiva fraza - "prikazati spoštovanje." Spoštovanja ne moremo prikazati, ker ni zunanja manifestacija osebe, je notranje stanje. Kadar oseba spoštuje sebe, se nanaša tudi na druge - to se zgodi sam. Prepričani smo: ker imate to knjigo v rokah, ne boste imeli težav.
v odnosu do sebe in drugih.

Poslovna korespondenca ima standarde!

Podjetja imajo resnično poslovne komunikacijske standarde: obrazce za poročanje, vzpostavljeno hitrost in strokovni jezik. Ne trdimo, da bi morali ponovno pisati pravila. Ravno nasprotno: če obstajajo standardi, ki vam pomagajo pisati hitreje, je to super. Ampak moraš vedeti nekaj o pravilih.

Ne bodo vsa pravila, ki so sprejeta v podjetju, delovala zunaj nje. Notranji sleng, navada, da se polovica podjetij postavi v kopijo in večna FIY, so že teme šale med ljudmi, ki delajo s korporacijami. To imenujejo "pisarniški merkati". Ugani zakaj.

Kaj je primerno za eno osebo, ni vedno primerno za prejemnika. Na primer, obstaja dolga korespondenca s stranko. Upravitelj se odloči povezati tehnika. On klikne "Naprej, " piše, "Glej. Korespondenca ", kliknite" Pošlji ". To je zelo priročen manager.

In zdaj bo moral strokovnjak prebrati vsa pisma, razumeti neskončno vrsto "spoštovanih kolegov" in "pritegniti vašo pozornost." Upravitelj je udoben, vendar tehnik ni. Upravitelj bi lahko pripravil odlomek iz korespondence ali poslal samo potreben fragment z vprašanjem, potem pa bi bil strokovnjak primeren. Ali bi to vplivalo na izvedbo dela? In hudič ve. Najverjetneje ne: tehnik se je dolžan odzvati na takšna pisma. Prekletstvo in odgovor.

Govoriti o standardih je koristno le, če vas vodi do skupnega cilja s prejemnikom. Na primer, če imate v vašem podjetju predano predlogo za poslovno ponudbo, ki daje strankam solze veselja nad obrazi, jo uporabite.

Vljudnost ni besed

Vladimir Ionov
Tema: Srečno novo leto in srečni božič! ( Danes že deseta čestitka !!!)

Dober dan!
Zahvaljujem se vam za plodno sodelovanje v letošnjem letu in vam želim vesel božič in srečno novo leto!

Želim vam dobre počitnice, da bi bilo lepo, če bi se spet vrnili na delo. Zdravje in sreča za vas in vašo družino ter uspeh v našem težkem delu. (Zakaj se vzpenjaš v mojo družino, eh?)

Upam, da bodo prihodnje leto še bolj uspešni. Ne želim omalovaževati pomena rezultatov tega leta, vendar je pomembno, da si vedno prizadevamo za več! Samo tako lahko dosežemo resnično pomembne višine. Kaj hočem z vami in z mano. Hura! (Hvala za življenjsko lekcijo, oh sensei!)

Skrb za vaše podjetje,
vodja ekipe za nadzor kakovosti
Vladimir Ionov ( poskrbel bom za svoj posel , hvala.)

Biti vljuden ni isto kot pisanje vljudnih besed. Ravno nasprotno: bolj ko je besed, več je sitnosti, zlasti če je vljudnost kartonska. Prava vljudnost se kaže v skrbi za sogovornika.

Pismo od zgoraj - čestitke za novo leto. Izgleda zelo vljudno: partner je čestital, zaželel zdravje družini in se jim zahvalil za sodelovanje. Ampak to je nadležno, ker je brez skrbi in se zdi, da je prežeto s hinavščino.

Ne skrbi se v besedah, ampak v sporočilu: napišite čim krajše in brez dodatnih besed; ne izgubljajte časa bralca; držite se nevtralnega, mirnega tona; na splošno, da bi prinesli druge koristi, in ne samo, da se razkrijejo pred vašimi očmi.

Druga velika težava je, da se pisanje nepotrebno ne napiše. Ni treba čestitati za novo leto. Bolje bi bilo, če sogovornik ne bi zapravljal časa.

Obstajajo splošno sprejete oblike vljudnosti in higienskih pravil. Verjetno jih poznaš, zato samo pojdi po glavni stvari. Pomembno je, da se spomnimo, da vljudnost ni v besedi - vedno je v razmerju.

Pozdravljeni!

Na vašem spletnem mestu sem prebral, da se umaknete iz jedilnega sladoleda Dubari. To je zelo žalostna novica, ker vas vsak dan obiščem za kosilo in jo naročim dva ali trikrat na teden. Zdaj pa niti ne vem, kako bi jo nadomestil. Vse ostalo mi ni všeč. Bolje bi bilo odstraniti nekaj drugega.

Valeria N. Zdravo, Valerija!

Vsi smo tukaj, seveda, zelo žal, da ste bili tako razburjeni zaradi juhe. Dyubari krema je nepriljubljena jed. Na žalost politika naše institucije ne predvideva individualnega pristopa - pripraviti, kar si želi edini odjemalec. Zato smo iz menija odstranili kremo Dyubari v korist novih juh. Oprostite!

Lep pozdrav
Olga, skrbnica restavracije

Stranka ni imela radi juhe iz restavracijskega menija. Napisala je pismo in povedali so: obstajajo vse oblike vljudnosti, vendar to ni prava vljudnost. Pomen tega pisma - "ne zanima nas." To je formalni odgovor.

Če želite pisati vljudno, morate paziti: govoriti o razlogih za to odločitev, predlagati možnosti, pokazati pomembnost njenega mnenja. Pomembno je, da so razlogi pošteni: "nismo donosni" je običajen položaj restavracije.

Valeria, hvala za pisanje! Zelo nam je žal. Dyubari krema je bila za obiskovalce nepriljubljena, zato smo jo morali izvleči iz menija. Naročeno je bilo šest do osemkrat na teden (očitno, da ste bili vi) in morali smo izločiti večino izdelkov, za nas pa je bil ta položaj nerentabilen.

Razumem, žalostno je, ko iz menija izgine najljubša jed. Namesto kreme Dubari smo začeli pripravljati nove. Oglejte si, kaj imamo zdaj :

  • kremna juha iz šampinjonov, cvetače in jurčkov - to je blizu kreme Dubari po okusu in teksturi;
  • Maghrebova paradižnikova juha je povsem drugačna, a zelo okusna;
  • brokoli in bučna kremna juha je kremasta
    kot smetano Dubari, vendar moraš ljubiti brokoli :-)

Valeria, če poskusiš nove juhe, napiši, kako ti je všeč. To bomo upoštevali pri oblikovanju menija.

Olga, upraviteljica restavracije.

PS Najlepša hvala za redni obisk na kosilu. Naslednjič, ko boš z nami, tiho povej natakarju, "Sovražim Cezarja", kompliment kuharja te čaka :-)

Če imate kakšne predloge glede ponudbe ali menija, vas prosimo, da me kontaktirate - naša ekipa je zelo pomembno mnenje rednih gostov.

Hvala vam v ločenem pismu

Za: Alexey Novik
Zadeva: Pokličite stranko

Lesha, zdravo!

Včeraj je vaša stranka iz Saturna prekinila dostop do sistema. Opazili smo ga pred njim in vse je bilo popravljeno, niste se trudili. Vendar pa lahko ostane problem s sinhronizacijo in le stranka ga lahko vidi.

Pokličite ga, prosim, ugotovite, ali je vse v redu.

Ksyusha R. Za: Ksenia Rybalchenko
Zadeva: Re: Pokliči stranko

Sprejeto! (To je normalno, sprejemnik je miren.)

Lyosha Za: Alexey
Zadeva: Re: Pokliči stranko

Hvala! (In to je dodatna motnja.)

Ksyusha R.

Hvala kolegom - dobro. Če pa v pismu napišete eno besedo »hvala«, bomo sodelavca naložili z dodatnim delom: morali boste videti črko v polju, jo odpreti, zapreti, izbrisati. Namesto hvaležnosti dobiš dodatno delo.

Če se resnično želite zahvaliti kolegu, je bolje, da to storite osebno, z nasmehom. Če to ne deluje osebno, vendar se resnično želim zahvaliti, je smiselno, da se dopisu doda dodatna gradiva ali darilo.

V zgornjem primeru je najboljša možnost preprosto ne napisati zadnje črke z »hvala«. Ampak vzemimo še eno situacijo: mi smo vodja restavracije, in prijatelj se je posvetoval z vami o delovnem vprašanju brezplačno. Dobra hvala lahko:

Seveda to ni potrebno: ko so pripravljeni, da nam pomagajo nezanimivo, nihče ne pričakuje daril v zameno. Ampak, če to storite, bo oseba zadovoljena.

Edina stvar, ki je vredna pozornosti, je, da je bralcu priročno, da uporabi darilo. Če morate ujeti kurirja v neprijetnem času - to je tako. Prav tako je šibka prisotna tudi promocijska koda za popust v vrednosti 500 € za nakupe od 10 tisoč.

Slabše je samo promocijsko kodo za skok s padalom, za katero morate ob petih zjutraj v nedeljo iti z električnim vlakom, da dodatno plačate za padalo.

<

Priljubljene Objave